2011年1月例会会议纪要
时间:2011年1月15日星期六下午14:00—17:00
地点:中国造血干细胞捐献者资料库北京管理中心
出席:吕建华、龚燕、永旭萍、崔林林、刘晨、周芳芳、赵洋、毛晓洁、刘天宇、张亚飞、张玲、许哲、
列席:卢富士
主持:崔林林
记录:许哲
一、由秘书长吕建华对2010年志愿者之家的工作进行总结,对2011年工作进行简要的安排,并演示PPT。
二、论坛“意见建议”研究(按照提出意见的先后顺序排列)
1)针对房剑峰提出的将2005-2006服务时长纳入会员系统的意见,经研究,明确了2005-2006年会员服务的时长因技术原因数据无法恢复,无法再行计入会员系统。从2007年之后的服务均已纳入会员系统予以管理。
2)针对胡学渭提出之家例会前对突出问题进行清理的意见。经研究,各部门部长和干事在接到例会通知后,应及时进行沟通,对工作中的突出问题进行梳理,能在本部门解决的,纳入工作进度进行汇报,无法解决的纳入例会进行研究。
3)针对许哲提出的新老会员“结对子”的意见。会员管理部将于近期发布老会员招募贴,对愿意带新人的老会员进行招募,之后每月根据培训情况明确新老“结对子”的名单。
4)针对胡学渭提出的造血干细胞宣传应有针对性的意见。经研究,认为宣传面和范围根据服务时的具体情况自行掌握,无法制定明确的对象标准。但宣传和留样的基本原则不能简单以数量论,还是要保证入库人员的稳定性。
5)针对许哲提出的入会培训中对各部门的职责进行介绍的意见。会员管理部已通知韩艳花,对会员培训内容进行完善。
6)针对永旭萍提出各部门对重要事项做纸质备案的意见。经研究,由于目前论坛运行不很稳定,为保证数据不会丢失,各部门部长要及时对之家相关工作进行备案,备案方式可自行决定。
三、各部门工作进度及下一步需要完成的工作:
(一)办公室:
1、汇报了目前意见建议制度及目前反馈情况,并对部分意见进行了研究。
2、汇报了2010年志愿者之家财务收支情况。
3、QQ咨询群、交流群的管理工作由办公室接手,并已经运行一个月,办公室成员均为咨询员,并吸收赵洋、惠飞、房剑锋、张楠等人作为咨询员,共同参与对咨询的解答。目前经过咨询群进入交流群,并经介绍后参加之家培训的为4人(1月9日参加培训);直接进入交流群进行了解的人数不详。
(二)网络技术部:
1、针对曹向军提出的QQ群整合的意见,目前已经完成,分为会员群、咨询群、交流群,并完成了QQ群管理移交工作。
2、经与网络公司沟通,之家的免费空间增大5倍,并免费使用100个之家域名邮箱。
3、经例会研究决定,正式会员中的活跃人员可以申请获取之家邮箱。
4、论坛的备份工作,由网络技术部完成。
(三)会员管理部:
1、提交五名准会员的转正申请,程培洁、卢富士、黄亚峰、陈刚四人经例会讨论成为之家正式会员,另一名准会员需与本人沟通后再决定是否予以转正。
2、秘书长吕建华向张亚飞、张玲、许哲发放了会员证并合影留念。
3、例会决定加强对培训力量的培养和考核,增加志愿者之家的师资数量,保证师资力量的持续性。
4、目前之家有培训资格的会员应对讲义进行沟通,基本统一培训的主要内容。
(四)志愿服务部
1、因目前东直门无负责人,造成准会员没有场所进行实习服务,经研究扩大西单献血小屋招募人员的范围:在东直门参加过服务的准会员,均可以报名西单献血小屋的服务,但需保证会员和准会员保持1:1的比例,现场负责人必须为活跃的正式会员。
2、志愿服务部要尽快明确东直门的负责人,给准会员提供实习的机会和场所。
3、“高校行”活动要扩大会员的参与数量,使新会员尽快了解“高校行”的内容。
4、对网上报名留样的人员,可以引导他们就近参与造血干细胞留样;对愿意集中采样的,要保证集中采样的及时性。同时志愿服务部要及时和中心联系电脑和打印机的问题,汇报无法使用的情况。
5、与中心联系,沟通服务餐费的问题。
(五)对外宣传部
1、由于之家网络空间扩容,请对外宣传部负责人和网络技术部联系,商量之家活动照片的上传等有关事项。
(六)事业规划部
1、需继续完善 “高校服务队”的建设工作,使造血干细胞的宣传保持一定的持续性,减少宣传断档。
2、“高校行”活动要扩大会员的参与数量,使新会员尽快了解“高校行”的内容,扩大宣传师资力量。
四、各部门在制度上需要完善的事项:
1、各部门部长要对本部门干事的工作进行了解,形成合力,防止出现各自为战,互不沟通的情况。
2、鉴于将评选之家优秀志愿者,各位候选人需将各自的服务时长,以及在志愿服务之外的为之家做的各项工作进行梳理,同时各部门部长、干事,也要对本部门会员2010年工作进行梳理,明确无法计入时长的工作量,并于1月25日前在论坛“资料档案中心”以部门为单位发帖进行公示,告知所有会员。
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